OBJETIVO El objetivo de esta política para CEDINSI LTDA, es acogerse a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
1. Alcance La política de tratamiento de datos personales de CEDINSI, cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales, culturales y de control que deben ser cumplidos por la Dirección, los empleados, los docentes, los estudiantes, los proveedores y los terceros que laboren o tengan relación directa con la Compañía.
La política de protección de datos es integrada y aplicada a los procesos internos de CEDINSI, en los cuales se recopilan datos personales. No obstante, en atención a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, de esta política se excluyen las bases de datos de uso personal o doméstico, salvo cuando estas vayan a ser suministradas a un tercero, caso en el cual, se debe contar con la autorización de los titulares de la información que estén dentro de la base de datos.
2. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales El responsable del tratamiento de datos personales es CEDINSI LTDA con domicilio en la Carrera 16 No.52-26 de la ciudad de Bogotá, Colombia.
Correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.. Teléfono 7444443
3. Definiciones 3.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. 3.2 Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 3.3 Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. 3.4 Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 3.5 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado. 3.6 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. 3.7 Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. 3.8 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 3.9 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Bogotá Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 3.10 Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4. Principios En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores: 4.1 Principio de la Legalidad: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen. 4.2 Principio de Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, CEDINSI se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos. 4.3 Principio de Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 4.4 Principio de Veracidad o Calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 4.5 Principio de Transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 4.6 Principio de Acceso y Circulación Restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. 4.7 Principio de Seguridad: la información sujeta a tratamiento por CEDINSI, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 4.8 Principio de Confidencialidad: CEDINSI está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
5. Autorización Las autorizaciones se obtienen de acuerdo al tipo de Base de datos: 5.1 Nomina: La base de datos de nómina se obtiene al momento del ingreso del empleado a CEDINSI y se cuenta con la autorización debidamente firmada por cada empleado 5.2 Proveedores: Uso de datos públicos registrados ante la DIAN y los cuales se utilizan para fines netamente comerciales 5.3 Estudiantes: Datos de personas naturales quienes al momento del registro como estudiantes autorizaron el uso de su información personal. 5.4. Aspirantes: Datos de personas naturales interesadas en recibir información, quienes entregan sus datos por medio de la página web, campañas publicitación, llamadas telefónicas y /o visitas a la institución.
6. Seguridad de la información Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; para esto los archivos cuentan con claves para apertura, así como los sistemas en los que incluye información de los terceros.
7. Registro Nacional De Base De Datos RNBD El registro de la base de datos se realiza bajo las normas y en los tiempos determinados por la Superintendencia de Industria y Comercio
8. Atención de PQR Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como usuario o estudiante, se disponen los siguientes canales y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581 1- Página web link PQRS 2- Buzón de sugerencias físico en la recepción de la sede
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